宋统治者对于中央机关架阁库主管告员的任用十分重视。“择选人有时望者为之”。文书档案吏员也有一定的资格规定：在品行、文化、家业、年龄等方面都有具有要求。
中央机关架阁库主管官员多为进士及第者。地方“诸架阁库，州职官一员，县令丞薄掌之”。—般的中央和地方架阁库的主管人员品级为八、九品的低级官员，称管勾，多掌各级架阁库档案贮藏。也有兼理承发、宰辅文书之事。架阁库具体掌管档案的吏员称守当官、守分等（皇帝档案库掌典籍者称勾当官），守当官、勾当官主要为典守档案的吏员。宋代著名史学家郑樵就曾单让过礼部、兵部架阁库主观官员。