国家的产生文字作为记录史事的工具而言，是档案产生的条件。而档案的产生是直接和国家的产生联系在一起的。文字之所以产生，就是因为国家管理的需要，文字之最初形式是文书，"最初的文字，是书契"。一方面，档案是国家机关的产物，在统治者发号施令、调节社会矛盾的过程中产生的，即一种管理众人的工具；另一方面，国家在相应的生产活动中也会产生大量的记录，其中的相关记录也即是档案。